仕事を効率化させる!時短アイディアまとめ【ライフハック】

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みなさんこんにちは!クフルダモ・ノーツキムラ ヨシト(k1mu)です!

 

仕事の時短・効率化・アイディアをまとめていくページです。

自分用のメモを兼ねているので、ちょくちょく更新される予定です。

作業効率を上げる方法

作業を始める前に、考える時間を取る。

やみくもに作業を始めると、思わぬところで無駄が出てきます。

スムーズに作業を実行するために、最初に5分程度、意識的に考える時間を設けます。

僕は、カンバン方式のタスク管理ツール※にメモするのが気に入っています。

※具体的にはNotionのデータベースの”ボード”表示を使っています。

25分+5分休憩を1セットと考えて予定を立てる。

 

ポモドーロ・テクニックという時間管理術です。

達成しようとするタスクを選ぶ

①キッチンタイマーで25分を設定する
②タイマーが鳴るまでタスクに集中する
③少し休憩する(5分程度)
④ステップ2~4を4回繰り返したら、少し長めに休憩する(15分~30分)

ポモドーロの途中で急用が入りタスクが中断された場合は、そのポモドーロは終了とみなし、はじめから新しいポモドーロを開始する。

メールをチェックしたくなったり、誰かに連絡する用事を急に思い出したり、他人を気にしたりしてタスクを中断することは「内的中断」であり、 さほど重要でないことをやっており、そもそもの目標設定が適切でないことに原因があるとしている。

ポモドーロ・テクニックは開発者、デザイナーなどクリエイティブな職業に就く人から支持されている。

Wikipediaより引用

僕は、キッチンタイマーよりもSiriアレクサなどに「25分タイマーをセット」と言ってセットする方が楽かなと思います。

どんな仕事も「25分+5分」で結果が出る ポモドーロ・テクニック入門
どんな仕事も「25分+5分」で結果が出る ポモドーロ・テクニック入門

メール・メッセージをチェックする時間を見直す。

頻繫にメールやメッセージをチェックしていては、集中が途切れてしまいます。

予めチェックする時間を決めておきます。

テンプレートを作っておく。

メールの文章や、よく使うソフトのプロジェクトなどは雛形を作っておきます。

それを元に作業を始めると、ミスを減らしつつ時間短縮が期待できます。

マニュアルを作っておく。

ちょっと前の自分は他人です。

毎日反復するわけではないタスクは、マニュアルを作っておきます。

マニュアルがあれば覚えておく必要は無いですし、忘れても安心です。

マルチタスクではなく、シングルタスクをする。

そもそも、人間にマルチタスクは不可能らしいです。

効率を上げるには、1つのタスクに集中しましょう。

作業スペースをキレイにしておく。

人間は、視覚から多くの情報を得ています。
目の前に余計なものが多ければ、集中を奪われる可能性が上がります。

また、作業場が散かっていれば、探し物に時間を取られる場合もあるでしょう。

出来る限り身の回りはキレイにしておくべきです。

睡眠時間を確保する。

多くの人は、7時間半~8時間の睡眠が必要なはずです。

「いやいや~6時間くらい寝れば十分でしょ~」みたいな意見も耳にします。
しかし、その1、2時間の差で翌日、16時間のパフォーマンスが大きく変わります。

睡眠時間を削っても、百害あって一利なしです。

睡眠こそ最強の解決策である
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PC関連

良いスペックのPCを使う

PCのスペックの良さは、購入から数年間の作業効率に直結します。

出来る限り良いスペックのものを選びます。

デュアルディスプレイにする

ディスプレイの広さは、さながら作業机の広さです。

モニターを増やすと、作業ソフトと資料を同時に表示できます。

いちいちウィンドウを切り替えなくて良くなり、大幅に作業効率が上がります。

YouTubeの関連動画を非表示にする

YouTubeには、勉強になる動画がたくさんあります。

しかし、関連動画が厄介です。

「YouTubeで気付いたら関係ない動画を見てた…」みたいな状態はあるあるだと思います。

人間が目の前の誘惑に抗うのは困難な上に「今は関係ない動画を見ないぞ!」と考えるのも脳のリソースの無駄遣いです。

そこで、Chrome拡張機能Stylusを使った対策方法を紹介します。

(Stylusの使い方は「Stylus 使い方」で検索してください。)

Stylusに下記のようなCSSを書いて

#secondary, .html5-endscreen {
	visibility:hidden;
}

[class="style-scope ytd-rich-grid-media"]{
	visibility:hidden;
}

YouTubeの関連動画とレコメンド動画を見えない状態します。

これで、自ら検索した動画しか視界に入らなくなります。

その他

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